Drei Systeme, keine Verbindung, kein Überblick
Vivacolor betreibt einen Farbenhandel mit sowohl gewerblichen als auch privaten Kunden. Klingt überschaubar, war es aber nicht. Preise mussten in zwei oder drei verschiedene Systeme separat eingetragen werden. Jede Änderung bedeutete dreifachen Aufwand, und Fehler waren unvermeidlich.
Kasse und Warenwirtschaft waren nicht miteinander verbunden. Was im Laden verkauft wurde, musste manuell in die Warenwirtschaft übertragen werden. Lagerbestände stimmten selten, weil die manuelle Übertragung nicht konsequent funktionierte.
Besonders schmerzhaft war die Rechnungsstellung. Rechnungen wurden wöchentlich, manchmal auch erst nach zwei Wochen, per Hand erstellt und per Post oder E-Mail verschickt. Ob bezahlt wurde, merkte man oft erst nach weiteren Wochen, wenn die Buchhaltung die Kontoauszüge prüfte. Offene Posten häuften sich. Mahnungen wurden zu einer Vollzeitbeschäftigung.
